Wskazówki dla menedżerów dotyczące przeprowadzania skutecznych ocen

W ciągu całego roku bez wątpienia przeprowadzasz oceny różnych pracowników. Można to zrobić w formie zbiorczej na koniec roku lub w sposób ciągły, w miarę jak każdy pracownik dołącza do organizacji. Ważne jest, aby oceny były przeprowadzane w sposób profesjonalny i wiarygodny.

Wiele osób sądzi, że ocena to po prostu ćwiczenie polegające na wypełnianiu pól wyboru, którego wymaga dział kadr każdej firmy. Oczywiście chodzi o coś znacznie więcej, a ponadto daje ona możliwość zidentyfikowania obszarów rozwoju każdego pracownika, a także szansę na omówienie wszelkich problemów i kwestii, z jakimi się boryka.

Aby ocena była wartościowym wykorzystaniem Twojego czasu, sprawdźmy kilka wskazówek, jak możesz upewnić się, że Twoje podejście jest najlepsze.

Zaplanuj spotkania i nie przesuwaj ich

Jeśli ciągle odwołujesz i przesuwasz spotkania z pracownikiem, jest to szkodliwe na dwóch poziomach. Po pierwsze, świadczy to o tym, że nie traktujesz sprawy poważnie, więc jak możesz oczekiwać, że Twój pracownik będzie to robił. Po drugie, oceny mogą czasem denerwować pracowników; ciągłe wprowadzanie zmian nie pomoże. Z tego powodu zaplanuj w kalendarzu wspólny czas na każdą ocenę i poproś pracowników o potwierdzenie obecności. Jeśli nie mogą tego dnia przybyć, upewnij się, że szybko zmienisz termin i trzymaj się tego dnia.

Daj sobie czas na przygotowanie

Jeśli chcesz jak najlepiej wykorzystać proces oceny, musisz mieć trochę czasu przed spotkaniem, aby się do niego przygotować. Upewnij się, że masz przed sobą dokumentację pracownika, wszelkie potrzebne notatki, a także warto wcześniej rozesłać do pracowników kwestionariusz oceny. Kwestionariusz ten zwykle koncentruje się na głównych pytaniach, które będą omawiane podczas spotkania, i daje pracownikom czas na przemyślenie wszelkich kwestii, które chcieliby również omówić. Wszystkie te przygotowania składają się na znacznie bardziej profesjonalne i efektywne podejście.

Znajdź odpowiednie środowisko

Ocena jest poufnym i osobistym spotkaniem pomiędzy menedżerem a pracownikiem. Z tego powodu należy zarezerwować salę i upewnić się, że została ona potwierdzona przed terminem. Zadbaj również o to, aby pomieszczenie było wygodne. Jeśli chcesz zachęcić do otwartej dyskusji, wszyscy muszą czuć się co najmniej komfortowo. Upewnij się, że w sali znajdują się krzesła, włączono klimatyzację lub ogrzewanie i przygotowano herbatę/kawę/wodę. Blokada stołów w sali konferencyjnej między Tobą a Twoim pracownikiem zablokuje przepływ dyskusji, więc pomyśl także o mowie ciała i odstępach.

Nieformalnie czy formalnie?

Podejście do oceny może być nieformalne lub formalne, w zależności od charakteru spotkania. Na przykład, jeśli masz zamiar spotkać się z pracownikiem, który ma wiele problemów i czujesz, że będzie to długa i trudna sesja, możesz wybrać bardziej formalne podejście. Z drugiej strony, jeśli masz do czynienia z pracownikiem, który jest trochę cichy, może nieśmiały, wtedy bardziej nieformalne podejście może być sposobem na rozpoczęcie rozmowy. Chodzi o to, by poznać swoich pracowników i wybrać to, co jest odpowiednie dla nich i dla danej sytuacji.

Zachęcaj do dyskusji

Ocena nie polega na tym, że Ty mówisz, a Twój pracownik słucha. To dyskusja, która musi być dwukierunkowa. Z tego powodu nasz wcześniejszy pomysł z kwestionariuszem przed spotkaniem jest dobry. Postaraj się wnieść na spotkanie atmosferę spokoju i odprężenia, ponieważ to bardziej zachęca do dyskusji. Wielu pracowników wolałoby po prostu usiąść, przebrnąć przez spotkanie i wyjść, kiedy przychodzi czas oceny, ale nie jest to efektywne wykorzystanie niczyjego czasu. Dyskusja jest bardzo ważna, a język, którego używasz i ton, jakim się posługujesz, jest ważnym narzędziem w tym procesie.

Pytaj o opinie na każdy temat

Zapytaj pracownika, jak ocenia swoją pracę, jak ocenia swoje perspektywy na przyszłość, a także jak ocenia środowisko, w którym pracuje. Oceny służą przede wszystkim rozwojowi osobistemu pracownika, ale dla firmy jest to również bardzo dobra okazja do zapoznania się z problemami, które nurtują jej pracowników. Może to być coś takiego jak wystrój biura, może cały zespół nie jest zadowolony ze swoich stanowisk pracy, może wolałby inny sposób pracy. Takie dyskusje są dobrą okazją do zdobycia tych informacji.

Stwórz plan działania

Bez planu działania spotkanie oceniające jest stratą czasu wszystkich uczestników. Dlatego na koniec spotkania powinniście wspólnie opracować plan, który podsumuje to, co zostało powiedziane i co zostało postanowione. Jeśli rozmawialiście o możliwości dodatkowego szkolenia, udokumentujcie to i dopilnujcie, abyście w ich imieniu zajęli się tym szkoleniem i doprowadzili je do skutku. Proces oceny nigdy nie będzie wiarygodny, jeśli nie zrobisz tego, co zapowiedziałeś, i to w odpowiednim czasie!

Na przykład, jeśli mówisz o biurze i jego poziomie komfortu, i mówisz, że rozważysz możliwość wykonania biurek na zamówienie lub designerskich krzeseł biurowych, aby zwiększyć produktywność, upewnij się, że to zrobisz. Następnie przekaż pracownikowi informację zwrotną, aby na bieżąco informować go o postępach. Warto zapoznać się z naszą ofertą designerskich mebli biurowych w celu wprowadzenia zmian w aranżacji biura.

Aby oceny były przydatne i skuteczne, w organizacji musi istnieć poczucie, że spotkania te służą większemu dobru. Obawy pracowników przed oceną nie przyniosą nikomu nic dobrego! Zamiast tego postaraj się stworzyć odpowiednie wrażenie i pozwolić wszystkim postrzegać te spotkania jako okazję do rozwoju osobistego i wzrostu. Jeśli uda Ci się to osiągnąć, każda przeprowadzona przez Ciebie ocena będzie sukcesem.