Na co zwracać uwagę wybierając urządzenie wielofunkcyjne?

Kserokopiarka to jeden ważniejszych, o ile nie najważniejszych elementów wyposażenia biurowego. Jednak niewielu posiadaczy biur wie, na co zwracać uwagę przy zakupie tego wielofunkcyjnego urządzenia. Jeśli właśnie jesteś na etapie poszukiwań, już teraz przeczytaj kilka ważnych porad, które zdecydowanie ułatwią ten proces.

1. Format obsługiwanego papieru. Zazwyczaj do działań biurowych wykorzystuje się formaty A3, A4, zatem jeśli zdecydujemy się na sprzęt obsługujący pierwszy z podanych formatów, to urządzenie to będzie w stanie obsłużyć mniejsze formaty, analogicznie dzieje się w przypadku A4 oraz A5.

2. Miesięczna obciążalność. Niemalże każdy elektroniczny sprzęt biurowy, ma określoną tzw. "miesięczną obciążalność". Termin ten określa ilość kopii, jaką jest w stanie przetworzyć kserokopiarka w ciągu średnio trzydziestu dni. Biorąc pod uwagę ten aspekt, zanim zdecydujemy się na konkretne urządzenie wielofunkcyjne, warto sięgnąć o fachową pomoc. Doradca, oceni miesięczny nakład druku poprzez oszacowanie ile firma zużywa miesięcznie papieru - ilość ta, zależna jest zarówno od specyfiki biura, jednak przyjmuje się, że średnio małe biuro generuje ok. 2 500 dokumentów w miesiącu.

3. Funkcjonalność. Ten parametr jest raczej stały, w przypadku małych formatów, bowiem zazwyczaj kserokopiarki to urządzenia wielofunkcyjne, obejmujące: kopiarka, drukarka, skaner, faks. W nowszych modelach, kopiarki dodatkowo wyposażone są w automatyczny podajnik oryginału, sieciowy interfejs oraz dupleks, który umożliwia druk dwustronny. Wyżej wymieniony zakres ma charakter podstawowy, wyposażenie kserokopiarek do formatu A3 jest na poziomie zdecydowanie bardziej zaawansowanym. Co ciekawe, zawartość urządzenia formatu A3 ma charakter modułowy, sami możemy decydować o tym które aplikacje są nam potrzebne, a które będą jedynie zbędnym, kosztownym dodatkiem. W większości modeli kopiarek, mamy do wyboru ogrom opcji, jednak do najbardziej popularnych należy zaliczyć: automatyczny podajnik, drukarkę, skaner, faks, obsługę przenośnych nośników danych oraz dodatkowe kasety na papier. Zaawansowanym, niezwykle pomocnym dodatkiem jest opcja finiszera. Chodzi tu o funkcję, która ma na celu wykończenie dokumentu (sortowanie, zszywanie, dziurkowanie, składanie).

4. Koszty. Koszt w dużej mierze zależy od ilości funkcji, dlatego tak ważne jest by wybrać taki sprzęt, który będzie obsługiwał funkcje zgodne z indywidualnym zapotrzebowaniem, w innym razie każda dodatkowa opcja może w znaczący sposób wpłynąć na koszt całego urządzenia. Koszty eksploatacji, to wydatki o których często się zapomina, a w których w skład wchodzą materiały eksploatacyjne, które mają określoną przez producenta żywotność, a których gwarancja nie obejmuje. Chodzi tu o okresową konserwację, tonery oraz wymianę takich elementów jak: bęben, rolki, separatory i zespoły wywoływania obrazu lub utrwalania. Coraz wielu ludzi decyduje się na podpisanie umowy serwisowej z gwarantem, która umożliwia stałą odpłatność za wykonany wydruk i kopię, co pozwala na uniknięcie niespodziewanych kosztów związanych z obsługą gwarancyjną.

5. Gwarancja. Zazwyczaj okres gwarancyjny trwa pięć lat, jednak warto przeczytać treść gwarancji, czy zostało w niej uwzględnione następujące aspekty: - każda kopiarka ma określoną przez producenta żywotność, która jest określona przez ilość kopii, przed zakupem warto porównać te liczby; - częstotliwość przeglądów, która uwarunkowana jest przez częstotliwość pracy, ilość kopii, zazwyczaj okres ten trwa nie dłużej niż 90 dni;